Welke informatie verzamelen wij en waarom?
SeaWind Adventures gaat zorgvuldig om met de gegevens die je ons toestuurt. Hieronder lees je welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe lang ze bewaard blijven.
– Persoonsgegevens
Voor de facturatie hebben we uiteraard je naam, adres en woonplaats nodig. De factuur en alle praktische reisinformatie versturen we digitaal naar het mailadres dat je aan ons verstrekt hebt. Dit is ons primaire communicatiekanaal.
Voor de indeling van de hutten is het nodig dat we weten of je een man of een vrouw bent. Veel mensen reizen alleen en bij ons aan boord deel je alleen een hut met iemand van het gelijke geslacht. Vandaar dat we dat ook tijdig moeten weten.
Op de dag van inscheping en tijdens eventuele uitstapjes aan land is het praktisch en soms noodzakelijk als we je per telefoon kunnen bereiken. Bijvoorbeeld wanneer het schip toch op een andere plek in de haven komt te liggen dan verwacht, of wanneer het weer omslaat en iedereen terug aan boord moet komen om te kunnen vertrekken.
– Paspoortgegevens
Elke (zee)haven fungeert als buitengrens van een land. Net zoals je je paspoort moet laten zien op een luchthaven, willen ook de havenautoriteiten van een land weten wie hun land binnenkomt. De kapitein of stuurman overlegt daarom op verzoek van deze autoriteiten een lijst met de namen, adressen en paspoortgegevens van iedereen die aan boord verblijft. Deze lijst fungeert tevens als ‘monsterrol’ van het schip. Al varend op zee, zijn wij verplicht een complete lijst te hebben met daarop de namen en adresgegevens van iedereen aan boord, voor het geval er iets gebeurt.
– Contactgegevens ‘next of kin’
Mocht jou tijdens de zeilreis iets overkomen, dan zullen wij indien nodig je familie of contactpersoon daarvan op de hoogte stellen. Om die reden vragen wij je de naam, het telefoonnummer en mailadres van minimaal 1 contactpersoon aan ons te verstrekken. We gaan ervan uit dat je zelf toestemming hebt gevraagd aan deze persoon en dat het akkoord is dat je zijn/haar gegevens ten behoeve van deze reis aan ons verstrekt.
– Gezondheidsverklaring
We vragen je voorafgaand aan de reis een Gezondheidsverklaring in te vullen. Aandoeningen als epilepsie, diabetes, evenwichtsstoornissen, hartritmestoornissen, maar ook een recente operatie of het gebruik van bloedverdunners of andere medicijnen kunnen een risico vormen bij een zeilreis op zee. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor je medereizigers en de crew. Daarom vragen wij je deze verklaring in te vullen als voorwaarde om deel te kunnen nemen aan een zeilreis.
Ten behoeve van de inkoop van proviand voor de hele reis willen we ook vooraf weten of je allergieën hebt en/of een speciaal dieet volgt. In sommige gevallen is het lastig of zelfs onmogelijk om tijdens de reis nog (aanvullende) inkopen te doen.
Bewaartermijn
Als we na afloop van het zeilseizoen huiswaarts keren, houden we ‘schoon schip’, zowel letterlijk als figuurlijk. Alle door jou verstrekte gegevens worden daarom bewaard tot uiterlijk 31 december van het jaar waarin je de zeilreis gemaakt hebt. Alleen je naam en mailadres houden we ook na deze datum in onze database om je in de toekomst op de hoogte te kunnen houden van ons aanbod. Als je dit niet wilt, kun je je hiervoor afmelden via de unsubscribe-knop of met een reply op onze mail.
Partijen en diensten waarmee wij werken
– Voor onze communicatie per e-mail en voor de opslag van onze digitale documenten maken wij gebruik van Google Diensten, waaronder gmail en Google Drive.
– Onze nieuwsbrieven en updates versturen we via Mailchimp. In de database van Mailchimp staan je naam en mailadres.
– Voor onze website maken we gebruik van WooCommerce en WordPress. De hosting van de site is bij TransIP in Leiden. De prestaties van de website houden we bij via Google Analytics.
– Op onze website zijn knoppen geplaatst om blogposts te delen via social media. Om deze knoppen te laten werken worden cookies geplaatst door Twitter, Google, Pinterest, Facebook en Instagram.
– Onze facturen versturen we via de diensten van FactuurSturen. Hierin verwerken we je naam, adresgegevens en mailadres. Ook is hierin terug te vinden (op de factuur) aan welke reis je deelneemt en wanneer die plaatsvindt of -vond.
– Onze boekhouding wordt ten behoeve van de belastingaangifte ingezien door Henk Moerkerk / Databeheer in Alkmaar.
– Bedragen die je naar ons overmaakt zijn in te zien door onze bank (bunq) en eventueel door de dienstverlener van iDeal of Paypal als je daarvan gebruikmaakt.
Wanneer wij een reis in samenwerking met een gids, instructeur of andere dienstverlener organiseren, geven wij je naam en mailadres aan hem of haar door, zodat hij of zij een idee heeft van wie er deel gaat nemen en om je indien nodig aanvullende informatie toe te sturen als de reis dat vereist. Hoe, waar en hoe lang deze persoon je gegevens bewaart, kun je lezen op de website van (of navragen bij) deze persoon. De naam en een link naar de website van deze gids, instructeur of dienstverlener vind je altijd in de reisbeschrijving en verstrekken we je ook op per mail als je daar om vraagt.
Reisverslagen
In de blogs op onze website en in de nieuwsbrief zullen we nooit herkenbaar over je schrijven. Wel doen we verslag van de zeilreis die we samen met jou maken, zodat de thuisblijvers en zeilliefhebbers die in het verleden of in de toekomst met ons meegingen of -gaan, onze belevenissen kunnen volgen. We zullen nooit een foto op onze website of in de nieuwsbrief plaatsen waarop jij herkenbaar bent, tenzij we daarvoor jouw toestemming hebben gekregen.
Recht van inzage en verwijdering
Je hebt het recht de gegevens die wij van jou opslaan in te zien. Op jouw verzoek zullen we deze gegevens wijzigen, corrigeren of verwijderen. Een verzoek daartoe kun je per mail bij ons indienen.
Heb je vragen? Neem dan contact met ons op via info@seawindadventures.com